ERP
(ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING)
1. Definisi ERP (Enterprise Resource Planning) adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang dalam bahasa
Indonesianya sering disebut dengan Perencanaan Sumber Daya Perusahaan. ERP adalah Sistem perencanaan perusahaan yang berbasis aplikasi komputer
terpadu yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal
perusahaan. Sumber daya perusahaan tersebut termasuk aset-aset yang berwujud,
keuangaan, material dan sumber daya manusia.
·
KELEBIHAN ERP
ü Integrasi antara area
fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan
efisiensi yang tepat.
ü Rancangan Perekayasaan
ü Pelacakan pemesanan dari
penerimaan sampai fulfillment
ü Mengatur saling
ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
ü Pelacakan 3 cara yang
bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
ü Akuntasi untuk
keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti
·
KELEMAHAN ERP
ü Terbatasnya kustomisasi
dari perangkat lunak ERP
ü Sistem ERP sangat mahal
ü Perekayasaan kembali
proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah
dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan
kompetitif
ü ERP sering terlihat
terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu
dalam beberapa organisasi
ü Sistem dapat terlalu
kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
ü Data dalam sistem ERP
berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini
dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat
pembobolan sistem keamanan
·
MANFAAT
ERP
ü
INTEGRASI DATA KEUANGAN
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga
top managment bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan
lebih baik.
ü
STANDARISASI
PROSES OPERASI
Menstanarkan proses operasi melalui
iplementasi bestpractice terjadi peningkatan produktivitas, penurunan efisiensi
dan peingkkatan kualitas produk.
ü
STANDARISASI
DATA AN INFORMASI
Menstandarkan data dan informasi melalui
keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri
dari banyak bussinness unti dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.
2. KONSEP-KONSEP DASAR ERP
- “ERP terdiri atas paket software komersial yang
menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan,
meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan
informasi konsumen” (Davenport, 1998).
- “Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat
dikonfigurasi, yangmengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis
informasi didalam, dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi”
(Kumar dan Van Hillsgerberg, 2000).
- “Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise” (Tadjer, 1998).
Konsep-konsep utama ERP tersebut digambarkan
dalam satu diagram seperti pada gambar berikut:
Fungsi-fungsi perusahaan yang harus
dilibatkan dalam suatu proses ERP meliputi perencanaan bisnis (visi, misi, dan
perencanaan strategis), peramalan, proses MRP II (master planning, perencanaan
produksi, pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas, dan
pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payroll, penetapan biaya
produksi, hutang, piutang, harga tetap, general ledger), sumber daya manusia,
sistem informasi, rekayasa pabrik dan peralatan, dan lain-lain (Gasperz, 2004),
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung dengan seperangkat
aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan
data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.
·
KONSEP DASAR ERP
Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini:
Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini:
3. PERKEMBANGAN ERP
ERP berkembang dari Manufacturig
Resource Planning (MRP 11) dimana MRP 11 sendiri adalah hasil evolusi dari MRP
yang berkembang sebelumnya. Sistem erp biasanya menangani proses manufactur,
logistik, distribusi, persediaan, pengapalan invoice dan akunting perusahaan.
·
Tahap – Tahap evolusi ERP:
Ø Tahap
I: Material Requirement Planning (MRP) merupakan cikal bakal dari ERP, dengan
konsep perencanaan kebutuhan material.
Ø Tahap
II: Slose-Loop MRP. Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanaya terbatas pada
MRP, terdiri atas alat bantu penyesuaian masalah prioritas dan adanya rencana
yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
Ø Tahap
III: MRP-II merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3
elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan
simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.
Ø Tahap
IV: ERP merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses
bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas
fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.
Ø Tahap
V: Extended ERP (ERP II) merupakan perkembanagn dari ERP yang diluncurkan tahun
2000, serta lebih komplek dari ERP sebelumnya.
·
Karakteristik ERP
ERP memiliki beberapa karakteristik yaitu
sebagai berikut:
1.
Sistem ERP merupakan paket software yang
didesain pada lingkungan client-server baik tradisional(berbasis desktop)
maupun berbasis web.
2.
Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis
proses yang ada.
3.
Sistem ERP memproses seluruh transaksi
organisasi perusahaan.
4.
Sistem ERP menggunakan database dengan skala
enterprise untuk penyimpanan data.
5.
Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses
data secara real time.
4. KAITAN SIM DENGAN ERP
Kaitan SIM dengan SYSTEM ERP yaitu untuk hubungan erp dan
system informasi manajemen adalah ERP merupakan teknik dan konsep bagaimana
mengintegrasikan manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan pengguna yang
efektif sumber daya untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Dengan menerapkan
system informasi manajemen berupa erp dalam struktur aktifitas perusahaan maka
diharapkan dapat mempermudah, memperlancar, dan meningkatkan efisiensi daripada
tugas-tugas perusahaan.
5. CONTOH
KASUS ERP DALAM SISTEM INFORMASI MAAJEMEN
Untuk contoh kasus penerapan ERP ini adalah
pada perusahaanNueske’s Applewood Smoked Meats, sebuah perusahaan spesialis
penyuplai daging asap, sosis, dan ayam di Wisconsin, Amerika Serikat sejak
tahun 1933. Berdasarkan video yang diunggah oleh Aptean, sebuah perusahaan
penyedia jasa perangkat lunak perusahaan (termasuk SAP), pada situs jejaring
sosial Youtube (https://goo.gl/sXSWXC), digambarkan bagaimana perubahan positif
yang terjadi ketika ERP mulai diimplementasikan pada perusahaan itu.
Pada video yang
diunggah pada tanggal 22 April 2014 tersebut, Glenn Gazzolo, Chief Operating
Officer dari Nueske’s mengakui bahwa sebelum periode 2010-2011 semua yang
terjadi benar-benar sedikit berbeda dari apa yang telah terjadi sekarang. Ia
berkata bahwa hal-hal seperti berapa besar biaya produksi suatu produk, atau
bagaimana yang harus dilakukan dalam setahun ke depan, dapat memakan waktu
berminggu-minggu hingga berbulan-bulan hanya untuk sekadar menyusun suatu
rencana yang tepat. “Itu sangat lambat dan banyak duplikasi dalam pekerjaan
kami”, ujarnya.
Namun setelah
implementasi ERP, ia mengakui semuanya menjadi lebih cepat. “Bahkan hanya
dengan menekan satu tombol, kami sudah dapat menemukan sebuah jawaban yang
tepat”, tukas Glenn. Hal semacam ini menurutnya sangatlah efisien dan
memberikan ruang bagi Nueske’s untuk mengembangkan bisnisnya. Menurut Andy
Pietsch, Manajer Operasional Nueske’s juga mengatakan bahwa sebelum
implementasi ERP dilakukan, semua data-data harus dikumpulkan secara manual
seperti kebanyakan perusahaan yang bergantung pada berlembar-lembar spreadsheet Excel dan menjaga agar data tersebut tetap
valid. Ia juga menambahkan bahwa, pada lingkungan kerja Nueske’s yang bersuhu
dingin-lembab dan memprioritaskan keamanan makanan yang tinggi, pengukuran
untuk kebanyakan data ini (pada bahan baku) sangat sulit untuk dilakukan secara
akurat. “... dan kegiatan pelaporan data menjadi sangat rapi juga lancar,
karena kami telah memiliki database”,
ujarnya.
Berdasarkan contoh yang
saya berikan, ERP memang dapat meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan,
apabila dilakukan dengan tepat dan didukung oleh semua pihak. Sekali lagi,
hanya dan akan terjadi, jika dilakukan dengan tepat. Sebab, ada pula perusahaan yang tidak begitu sukses dalam melakukan
penerapan konsep ERP ini. Salah satu contohnya, adalah kasus yang menimpa Nestlé pada
awal tahun 2000-an.
Nestlé adalah perusahaan
makanan dan minuman multinasional yang berkantor pusat di Vevey, Switzerland.
Produk-produk yang dihasilkan oleh Nestlé meliputi makanan bayi, minuman
botol, sereal sarapan, kopi dan teh, gula, susu, es krim, makanan beku, makanan
hewan, dan cemilan (Bangsa, 2015). Nestlé dibentuk pada tahun 1905 oleh
penggabungan dari Perusahaan Susu Anglo-Swiss, yang didirikan pada tahun 1866
oleh George Page dan Charles Page bersaudara, dan Farine Lactée Henri Nestlé,
didirikan pada tahun 1866 oleh Henri Nestlé. Perusahaan tumbuh signifikan
selama Perang Dunia I dan Perang Dunia II, memperluas penawarannya di luar
produk awalnya, yaitu susu kental dan produk formula bayi (Bangsa, 2015). Pada
tahun 2000 Nestlé memutuskan untuk memanfaatkan luasnya jaringan dan mulai
menjadi perusahaan raksasa. Untuk mewujudkan hal tersebut, perusahaan
menandatangani kontrak dengan SAP senilai 200 juta USD untuk membangun sebuah
sistem ERP untuk 230.000, karyawannya di dalam 80 negara di seluruh dunia
(Olson, 2004, dalam Bangsa, 2015). Kemudian, Nestlé juga menyerahkan tambahan
80 juta USD yang dihabiskan untuk konsultasi, pemeliharaan, dan upgrade (Konicki, 2000, dalam Bangsa, 2015).
Para eksekutif di Nestlé menyadari bahwa perusahaan membutuhkan untuk
standarisasi proses bisnisnya jika ingin perusahaannya lebih kompetitif.
Peluncuran telah dijadwalkan untuk mengambil tiga tahun untuk situs terbesar
Nestlé (Bangsa, 2015). Pada tahun 1997, Nestlé USA memulai proyek ERP yang
dikenal sebagai BEST (Business Excellence Through Systems Technology)
(Worthen, 2002). Proyek tersebut dijadwalkan untuk berjalan selama 6 tahun yang
berakhir pada kuarter pertama di tahun 2003. Proyek ini telah dianggarkan lebih
dari 200 juta USD dan akan mengimplementasikan 5 modul SAP, yaitu pembelian,
finansial, penjualan dan pendistribusian, akun pembayaran, dan akun penerimaan
(Worthen, 2002). Tujuan dari implementasi ini adalah sama seperti cabang
sebelumnya, yaitu untuk penggabungan. Dalam kasus ini, ERP merupakan bagian
dari visi Chairman Nestlé USA dan CEO Joe Weller yang dimaksud sebagai “One Nestlé” yang akan bertanggung jawab untuk
perubahan merek yang terpisah ke dalam satu perusahaan yang sangat terintegrasi
(Worthen, 2002). Sebelum tahap implementasi, Nestlé USA mempunyai Sembilan buku
besar dan 28 poin catatan pelanggan (Worthen, 2002). Tujuan proyek ERP ini
untuk membawa hal tersebut menjadi satu bagian.
Istilah “Implementasi
ERP” bisa menjadi mimpi buruk jika proses tersebut gagal. Kegagalan tersebut
dapat berakibat buruk bagi bisnis mereka, baik vendor maupun perusahaan. Oleh karena itu Vendor, seperti SAP berusaha
untuk bekerja dengan teliti untuk mempertaruhkan reputasi mereka untuk dapat
mencapai kesuksesan dalam implementasi. Beruntung bagi perusahaan yang
mempertimbangkan implementasi ERP berdasarkan kepada apa telah dilakukan pada
perusahaan lain sehingga bisa mempelajari keberhasilan dan kegagalan implementasi
(Bangsa, 2015). Salah satu faktor kunci dari kesuksesan implementasi adalah
jangan mencoba untuk membuat produk sama persis seperti idealnya dengan yang
ingin dikerjakan atau dari sisi lain yang menganggap bahwa orang benar-benar
akan mengubah prosesnya untuk memenuhi permintaan. Pertama, memerlukan waktu
bertahun-tahun dan biaya yang dikeluarkan dan kedua, akan menemui hambatan
besar (Adshead, 2002). Kendala terakhir untuk dihindari dalam implementasi ERP
adalah tidak untuk meremehkan pentingnya pelatihan. Hal ini tidak umum ketika usirseperti karyawan menerima
pelatihan beberapa hari pada sistem baru dan kemudian tidak melihat sistem lagi
untuk beberapa bulan. User membutuhkan pelatihan yang dalam dan
harus dilibatkan dengan pengujian sistem jika memungkinkan untuk dilakukan
(Adshead, 2002).
Sayangnya untuk Nestlé
USA, mereka tidak memperhatikan kegagalan dari yang lainnya. Sepanjang
implementasi, Nestlé USA membuat kesalahan besar yang hampir menghancurkan
proyek tersebut. Ketika proyek dimulai, satu tim dari 50 top eksekutif dan 10
senior profesional IT telah berkumpul untuk mengembangkan kumpulan best practices untuk semua divisi Nestlé USA.
Tujuannya adalah untuk mengembangkan best
practicesini untuk semua fungsi dari organisasi. Setiap fungsi dari manufaktur
sampai penjualan nantinya akan dipaksa untuk meninggalkan pendekatan lama
mereka dan menerapkan best practice baru yang sudah dikembangkan. Secara
bersamaan, tim teknis dituduh karena melaksanakan implementasi struktur data
umum di seluruh perusahaan (Worthen, 2002). Pada saat awal 2000, implementasi
telah berubah menjadi bencana. Karyawan banyak yang tidak mengerti bagaimana
menggunakan sistem baru dan hanya sedikit yang bersedia untuk membantu
meluruskan kekacauan yang telah dikembangkan (Worthen, 2002).
·
Masalah
implementasi Nestlé USA tidak sampai pada isu karyawan. Kesulitan teknis mulai muncul juga pada saat peluncuran
sistem. Dalam rangka untuk menghadapi Y2K−Year 2 Kilo;sebuah
istilah yang merujuk kepada kekacauan akibat kesalahan perhitungan komputer
pada tahun baru 2000−, tim proyek telah mengabaikan titik integrasi di
antara banyak modul aplikasi SAP yang dikembangkan. Ini berarti bahwa modul
yang berbeda tidak dapat berhubungan dengan yang lain (tidak terintegrasi).
Jadi ketika tenaga penjual memberikan diskon kepada pelanggan dan memasukkan ke
dalam sistem, bagian akun piutang dari sistem tidak tahu tentang diskon
tersebut. Hasilnya adalah pelanggan membayar tagihannya tetapi faktur yang
muncul seolah-olah itu hanya sebagian yang dibayar. Pada saat Juni 2000, Nestlé
USA dipaksa untuk berhenti untuk peluncurannya dan manajer proyek dihapus dari
proyek dan dipindahkan ke Swiss (Worthen, 2002).
Berdasarkan
uraian dari contoh kasus Nestlé di atas, dapat ditarik simpulan bahwa
implementasi ERP suatu perusahaan tidak sama dengan implementasi yang pernah
dihadapi oleh perusahaan lainnya. Meskipun ada berita buruk yang didengar atas
implementasi ERP dan hal yang terkait dengan ERP, tetap terdapat kemungkinan
untuk meraih kesuksesan dalam menerapkan ERP. Seperti yang dirasakan oleh
Nueske’s Applewood Smoked Meats.
DAFTAR PUSTAKA:
Terimakasih kakak atas artikel nya, terus tulis artikel lainnya ya kak. O iya, perkenalkan nama saya putri1622520017 dari kampus ISB Atma Luhur
BalasHapus